Skarbnik klasy: obowiązki i narzędzia

Rola skarbnika klasy wygląda groźnie tylko przez pierwszy miesiąc. Sprowadza się do trzech nawyków: zapisuj każdą złotówkę tego samego dnia, pokazuj rodzicom liczby, zanim zapytają, i trzymaj zbiórki celowe osobno od stałej składki.

Kto to jest skarbnik klasy i jak się nim zostaje

Skarbnik to jedna z funkcji w trójce klasowej, czyli radzie oddziałowej. Rodzice wybierają ją na pierwszym zebraniu w roku szkolnym, najczęściej przez podniesienie ręki, a wynik trafia do protokołu. Obok skarbnika w trójce są zwykle przewodniczący, który utrzymuje kontakt z wychowawcą i szkołą, oraz osoba od spraw organizacyjnych. Podział bywa umowny i w wielu klasach dwoje rodziców robi wszystko.

Kadencja formalnie trwa rok, w praktyce ta sama osoba prowadzi kasę do końca etapu edukacyjnego, bo nikt inny się nie zgłasza.

Częste nieporozumienie: skarbnik klasy nie jest ani urzędnikiem, ani księgowym szkoły. Klasowa kasa to prywatne pieniądze rodziców zebrane na wspólne cele dzieci. Szkoła ich nie przechowuje, nie kontroluje i nie ponosi za nie odpowiedzialności. Rozliczasz się przed rodzicami, nie przed dyrekcją, i to rodzice ustalają zasady.

Obowiązki skarbnika klasy

Zbieranie składek klasowych

Wysokość składki klasowej ustala zebranie rodziców, nie skarbnik. Do ustalenia są trzy rzeczy: kwota, rytm wpłat (miesięcznie, na semestr albo raz na rok) i termin. Zapisz decyzję i roześlij ją razem z numerem konta. Połowa późniejszych sporów bierze się stąd, że w listopadzie nikt nie pamięta, czy ustalono 20 zł na miesiąc, czy 200 zł na rok.

Składka jest dobrowolna. Rodzic, który nie wpłaci, nie łamie żadnego przepisu, a jego dziecko musi dostać to samo co reszta klasy.

Ewidencja wpłat

Każda wpłata to cztery informacje: od kogo, ile, kiedy i jaką drogą (przelew, BLIK, gotówka). Zapisuj je tego samego dnia. Przelewy z tytułem „opłata" i nazwiskiem rodzica innym niż nazwisko dziecka to codzienność, a po dwóch miesiącach nie odtworzysz z pamięci, czyja to była wpłata.

Gotówka na korytarzu jest najtrudniejsza do upilnowania. Zapisuj ją, zanim schowasz banknot do portfela.

Wydatki i dokumenty

Z klasowej kasy idą kwiaty na zakończenie roku, prezenty dla nauczycieli, bilety do teatru, mikołajki, ubezpieczenie, materiały na warsztaty. Do każdego wydatku bierz paragon albo fakturę i od razu rób im zdjęcie telefonem. Papier blaknie i ginie, zdjęcie zostaje. Notuj datę, kwotę i cel jednym zdaniem, żeby po pół roku wiedzieć, czym było „Empik 87 zł".

Zbiórki celowe i wycieczki

Wycieczka, zielona szkoła czy klasowy prezent to osobne pule, których nie mieszaj ze stałą składką. Każda ma własną kwotę na osobę, własną listę uczestników i własne rozliczenie na koniec. Sposób prowadzenia takiej zbiórki od zaliczki po zwrot nadwyżki opisaliśmy w osobnym tekście: rozliczenie wycieczki szkolnej krok po kroku.

Raportowanie rodzicom

Przed każdym zebraniem rodzice powinni dostać trzy liczby: ile wpłynęło, ile wydano i ile zostało. Do tego lista wydatków z kwotami. Nie czekaj, aż ktoś poprosi. Skarbnik, który sam publikuje stan kasy co kilka tygodni, nie musi się potem z niczego tłumaczyć.

Rozliczenie na koniec roku

W czerwcu zamykasz rok: sumujesz wpłaty, sumujesz wydatki, pokazujesz saldo. Zebranie decyduje, co dalej z nadwyżką. Zwykle przechodzi na kolejny rok, czasem rodzice wolą zwrot. Jeśli oddajesz funkcję komuś innemu, przekaż pieniądze i całą ewidencję przy świadkach, a kwotę i datę wpisz do protokołu zebrania, z podpisami obu osób.

Dobre praktyki, które oszczędzają nerwów

Oddziel klasowe pieniądze od własnych. Najprościej założyć osobne konto dla skarbnika, choćby darmowy rachunek pomocniczy w Twoim banku. Gdy zakładanie konta odpada, wystarczy ewidencja prowadzona tak, że w każdej chwili odpowiesz na pytanie „ile jest w kasie" bez zaglądania do historii rachunku.

Trzymaj wszystko w jednym miejscu. Część wpłat na kartce, część w notatkach w telefonie, część w głowie to prosta droga do pomyłki, którą trudno potem wyjaśnić.

Ustal zasady wydatków na starcie. Do jakiej kwoty decydujesz sam, od jakiej pytasz rodziców, co robimy z nadwyżką na koniec roku. Piętnaście minut na wrześniowym zebraniu oszczędza kilka niewygodnych rozmów w maju.

Nie kredytuj klasy z własnej kieszeni bez zapisu. Dokładasz swoje, bo brakowało 40 zł na kwiaty? Zanotuj to jak każdy inny wydatek i rozlicz przy najbliższej okazji.

Pokazuj liczby, zanim ktoś o nie poprosi. Rodzic, który na bieżąco widzi wpłaty i wydatki, nie pisze prywatnych wiadomości z pytaniem, gdzie się podziały pieniądze.

Zaległości: przypominaj tak, żeby nie stracić sąsiada

To najbardziej niewygodna część roli, bo dzwonisz do ludzi, których spotykasz pod szkołą.

Zacznij od przypomnienia ogólnego na grupie: termin minął, kto jeszcze nie wpłacił, proszę o wpłatę do piątku. Sporo osób zwyczajnie zapomniało. Jeśli po tygodniu nadal brakuje kilku wpłat, napisz prywatnie, krótko i bez wyrzutów: „Cześć, sprawdzam swoją listę, chyba nie mam Twojej wpłaty za listopad, daj znać, gdyby to była moja pomyłka".

Czego nie robić: nie publikuj listy dłużników z nazwiskami, nie wspominaj o zaległościach przy dzieciach i nie różnicuj dzieci przy wydawaniu prezentów czy biletów. Za brakiem wpłaty czasem stoi trudna sytuacja, o której rodzic nie chce mówić przy trzydziestu osobach. Gdy taka sprawa wychodzi na jaw, załatw ją po cichu z przewodniczącym: obniżona składka albo zwolnienie na jeden semestr, bez ogłaszania tego klasie.

Czym to prowadzić: zeszyt, Excel, aplikacja

Zeszyt ma jedną zaletę: zaczynasz od razu, bez konfigurowania czegokolwiek. Sprawdza się przy jednej składce rocznie i małej klasie. Przy większej liczbie wpłat sumowanie kolumn długopisem zaczyna zjadać wieczory, a rodzicom możesz pokazać najwyżej zdjęcie strony.

Excel albo arkusz Google liczy za Ciebie i pozwala udostępnić link. Problem zaczyna się przy drugiej i trzeciej zbiórce, gdy powstają kolejne zakładki, formuły przestają się zgadzać po dodaniu wiersza, a link do edycji trafia do kogoś, kto przypadkiem nadpisze kolumnę. Znam skarbników, którzy prowadzą w arkuszu całą klasę przez trzy lata i są zadowoleni. Znam też takich, którzy w maju odtwarzali historię wpłat z wyciągu bankowego.

Aplikacja dla skarbnika klasy bierze na siebie liczenie i pokazywanie rodzicom. KlasyKasa powstała do tej jednej roli:

• Zakładasz klasę, wpisujesz dzieci i ustalasz składkę albo zbiórkę z kwotą na osobę, w razie potrzeby w ratach.
• Wpłaty zapisujesz jednym kliknięciem, a każda od razu przypina się do właściwego dziecka. Widzisz, kto zalega, bez sumowania kolumn.
• Wydatki dodajesz na bieżąco, z opisem i kwotą, więc lista jest gotowa na zebranie bez sumowania osobno w innym miejscu.
• Rodzice podglądają stan zbiórki (ile zebrano, ile brakuje) przez zwykły link, bez zakładania kont i instalowania czegokolwiek.
• Nadwyżki, zwroty i saldo klasowej puli wyliczają się same, a na zebranie masz gotowy raport.

Wybór narzędzia to sprawa skali. Jedna składka i dwanaścioro dzieci zmieszczą się w zeszycie. Trzy zbiórki, wycieczka i klasa na trzydzieści osób to już tyle liczenia, że program dla skarbnika klasy zwraca się po pierwszym miesiącu.

Szerzej o samym prowadzeniu kasy, od ustalenia składki po zamknięcie roku, piszemy w tekście jak prowadzić kasę klasową.

Pierwsza zbiórka w KlasyKasie jest darmowa, więc wrześniowe składki możesz poprowadzić bez płacenia czegokolwiek. Załóż klasę i sprawdź na własnej klasie.