Excel do składek klasowych: darmowy szablon do pobrania

Wrzesień, pierwsze zebranie, lista trzydziestu nazwisk i pytanie, kto już wpłacił składkę. Prawie każdy skarbnik zaczyna od Excela, bo arkusz jest pod ręką i nie wymaga niczyjej zgody. Poniżej znajdziesz gotową tabelę składek klasowych do pobrania, instrukcję wypełniania i uczciwą odpowiedź na pytanie, jak długo taki plik wystarcza.

Co zawiera szablon

Plik ma dwie zakładki i liczy sam wszystko, co da się policzyć.

Uczniowie i wpłaty to główna lista: numer, imię i nazwisko oraz trzy kolumny na wpłaty (składka roczna, wycieczka, zbiórka dodatkowa). Nad listą jest wiersz „Kwota na ucznia", w którym ustalasz, ile wynosi każda ze zbiórek. Kolumna „Razem wpłacono" sumuje wpłaty danego dziecka, a „Do zapłaty" pokazuje, ile jeszcze brakuje. Wiersz RAZEM na dole sumuje każdą kolumnę. Nagłówek jest zablokowany, więc przy trzydziestym nazwisku nadal wiesz, na którą zbiórkę patrzysz. Pola do wypełnienia mają żółte tło, reszta liczy się sama.

Podsumowanie zbiera to w cztery liczby na zbiórkę: kwota na ucznia, kwota zadeklarowana dla całej klasy, suma wpłat i brakująca reszta. Pod spodem masz liczbę uczniów na liście, łączną sumę wpłat i łączny niedobór. Nic tam nie wpisujesz, wszystko pobiera się z pierwszej zakładki.

Jak wypełnić arkusz krok po kroku

Nazwij zbiórki. W wierszu 3 zmień nagłówki kolumn C, D i E na swoje: zamiast „Zbiórka dodatkowa" wpisz „Mikołajki" albo „Prezent dla wychowawcy". Nazwy przepiszą się do Podsumowania.
Wpisz kwoty. W wierszu 4, w żółtych polach, podaj kwotę na jednego ucznia dla każdej zbiórki. To od nich liczy się kolumna „Do zapłaty".
Wklej listę klasy. Nazwiska idą do kolumny B. Puste wiersze zostaw, przyda się miejsce na dziecko, które dojdzie w listopadzie.
Dopisuj wpłaty na bieżąco. Po każdej wpłacie wpisz kwotę w żółtym polu na przecięciu ucznia i zbiórki. Najlepiej tego samego dnia, bo kartka z zebrania ginie szybciej, niż się wydaje.
Zaglądaj do Podsumowania. Przed każdym zebraniem masz gotową odpowiedź na pytanie „ile już mamy" bez liczenia czegokolwiek na kalkulatorze.

Ujemna kwota w kolumnie „Do zapłaty" oznacza nadpłatę, czyli pieniądze do zwrotu. Jeśli dopiero zaczynasz w tej roli, zacznij od zasad prowadzenia kasy klasowej, a arkusz potraktuj jako narzędzie do jednej rzeczy: pilnowania, kto wpłacił.

Pobierz darmowy szablon składek klasowych

Pobierz szablon składek klasowych (XLSX)

Plik otworzysz w Excelu i w LibreOffice, a w Arkuszach Google przez Plik → Importuj. Trzydzieści gotowych wierszy, formuły w środku, żadnych makr. Możesz go kopiować i przekazywać dalej bez pytania nas o zgodę.

Kiedy Excel w zupełności wystarczy

Składki klasowe w Excelu bywają rozwiązaniem docelowym, nie etapem przejściowym. Arkusz wystarczy, gdy:

prowadzisz jedną zbiórkę w roku, na przykład samą składkę klasową;
klasa jest mała, a rodzice płacą na zebraniu, gotówką, prawie wszyscy naraz;
nikt nie prosi o rozłożenie kwoty na raty;
rodzicom wystarcza zdanie „zebraliśmy 2400 zł, brakuje trzech osób", bez wglądu w szczegóły.

W takim układzie plik na dysku i piętnaście minut miesięcznie załatwiają sprawę. Kupowanie do tego aplikacji byłoby przesadą.

Gdzie tabela składek klasowych przestaje działać

Problemy zaczynają się w konkretnych momentach, u większości skarbników w tej samej kolejności.

Udostępnianie rodzicom. Chcesz pokazać stan zbiórki, więc wysyłasz plik na grupę. Od tej chwili każdy rodzic widzi, kto zalega z płatnością, i ma u siebie kopię, która za tydzień będzie nieaktualna. Ukrywanie kolumn nic nie daje, bo odbiorca je odkryje jednym kliknięciem. Sensowna alternatywa to przepisywanie podsumowania ręcznie do wiadomości, czyli dodatkowa praca po każdej wpłacie.

Historia wpłat. W komórce zostaje liczba. Nie ma w niej daty, formy płatności ani informacji, czy to była pierwsza rata, czy dopłata. Gdy w maju rodzic napisze „ja przecież wpłacałam w listopadzie", masz do dyspozycji wyłącznie swoją pamięć. Można dopisywać komentarze w kolumnie „Uwagi", tylko że po pół roku nikt ich nie czyta ani nie sumuje.

Raty. Jedna komórka i jedna kwota to model, który pęka przy pierwszej prośbie o rozłożenie płatności na trzy części. Trzeba dokładać kolumny albo notować „50 + 50 + 30" w komentarzu i pilnować, żeby suma się zgadzała.

Wyjątki. Jedno dziecko nie jedzie na wycieczkę, drugie ma zwolnioną składkę. Formuła „kwota na ucznia razy liczba uczniów" przestaje pasować i zaczynasz poprawiać wyliczenia ręcznie. To właśnie w tym miejscu do arkusza wkradają się pierwsze błędy.

Kilka zbiórek naraz. Szablon przewiduje trzy. Przy piątej tabela nie mieści się na ekranie, a przy zamykaniu roku okazuje się, że nadwyżka z wycieczki miała pokryć niedobór z klasowej kasy i nikt już nie umie tego odtworzyć. Osobne rozliczenie wycieczki ratuje sytuację raz, ale nie zastąpi wspólnej puli.

Rozliczenie na koniec roku. Rodzice mają prawo zobaczyć, na co poszły ich pieniądze. Z arkusza wpłat wyciągniesz sumę, nie wyciągniesz z niego wydatków, paragonów ani zwrotów. Zestawienie składasz od zera, na ogół w czerwcu i po godzinach.

Kiedy przenieść składki do aplikacji

KlasyKasa nadrabia te braki po kolei. Wpłatę zapisujesz raz, razem z datą i formą płatności, więc w maju nie musisz niczego pamiętać. Raty ustawiasz jako część zbiórki zamiast notować je w komentarzu. Rodzicom wysyłasz zwykły link do podglądu: widzą stan całej zbiórki (ile zebrano, ile brakuje) i dane do wpłaty, bez zakładania konta i bez niczyjego nazwiska na ekranie. Wydatki dopisujesz z opisem i kwotą, a nadwyżki i niedobory między zbiórkami spinają się w jednej puli klasy.

Zacznij od szablonu powyżej. Jeśli po dwóch miesiącach złapiesz się na tym, że przepisujesz podsumowanie na grupę i szukasz w pamięci, kto wpłacił w listopadzie, pierwsza zbiórka w KlasyKasie jest darmowa. Załóż klasę i przenieś do niej najbliższą zbiórkę.